יש מי שיטענו כי למכור (שירותים או מוצרים) זו אמנות של ממש, ויש בכך משהו נכון. איש מכירות מקצועי יכול לעשות את כל ההבדל בין שיחה סתמית עם לקוח פוטנציאלי לבין יצירת הכנסה נוספת לעסק. עסקים רבים מתחזקים מוקד מכירות טלפוני, מתוך ההבנה שהשקעה במוקד כזה תניב רווחים גדולים. ויש גם את מי שמשקיע בתחזוק של שירותי מזכירות כדי להיות כל העת עם האצבע על הדופק ולא "לפספס" לקוח פוטנציאלי או לקוח קיים.

איך לשמר לקוחות?

העלות של שימור לקוח היא פעמים רבות זולה יותר מהעלות של צירוף לקוח חדש. כאשר הלקוח שלכם אינו מרוצה, הוא ישמח לשתף בכך גם חברים ומעגלי השיחה בנושא עלולים רק לגדול ולגדול. לקוח מרוצה לעומת זאת, דורש רק את השימור שלו, ולרוב נשאר נאמן במידה ושירות הלקוחות עונה על הצרכים שלו. עוד לפני הכשרה של מוקד מכירות טלפוני קטן או גדול, נתעכב לרגע על החשיבות של שירותי מזכירות לעסק. בין אם מדובר בעסק קטן או גדול – הקשר עם הלקוחות הוא משמעותי. ניתן לעשות שימוש בשירותי מזכירות פנימיים (כלומר מזכיר או מזכירה שנמצאים במשרדי החברה ומעניקים שירות) או לשכור שירותי מזכירות במיקור חוץ על מנת לחסוך בעלויות. במידה ומדובר בעסק קטן, או עסק שיש בו צורך מועט בעבודת מזכירות, שירותי מזכירות חיצוניים בהחלט יוכלו לעשות את העבודה, מבלי שהלקוח יהיה מודע בכלל לכך שהוא מדבר עם נציג או נציגה חיצוניים.

איך בודקים איכות?

נשאלת השאלה, אם במידה ואיישנו מוקד מכירות טלפוני, איך נדע שהוא עושה את עבודתו כמו שצריך? משום כך, חשוב לאייש את האנשים המתאימים ביותר. מצד אחד, כדאי שלא יהיו אנשי מכירות אגרסיביים כדי שלא להרתיע לקוחות פוטנציאליים. מצד שני, חשוב שתהייה בהם את מידת האסרטיביות המספיקה כדי להוביל למכירה של שירות או מוצר. איכות של שירותי מזכירות גם היא מתחילה בראש ובראשונה באנשים אותם בחרנו על מנת לאייש את התפקיד. חשוב שלאותם האנשים שמספקים לכם שירותי מזכירות יהיה קשר כלשהו או הבנה בנוגע לעסק שלכם. אין צורך להיות מומחה גדול, אך חשוב לדעת את הטרמינולוגיה או את הדגשים החשובים בתחום. היבט נוסף ולא פחות חשוב הוא היכולת לתת שירות אדיב ויעיל ככל האפשר ללקוחות המתקשרים. לא מדובר רק בנימוס או במענה מיידי, אלא בעיקר בהיכרות עם הלקוחות (במידה ומדובר בעסק קטן עם מספר לקוחות לא גדול) ובשמירה על עבודה מסודרת ושיטתית, וזאת על מנת להימנע מטעויות מיותרות. ניתן לבקש משוב מלקוחות אודות שירותי מזכירות אותם קיבלו ובדיקה האם היו מרוצים מהם. יש כמובן את האפשרות שקיימת בחברות גדולות, לביצוע בדיקה על ידי לקוח סמוי, המדמה לקוח אמיתי אשר מתקשר ועושה שימוש באותם שירותי מזכירות ולקבל ממנו את המסקנות. לקוח סמוי ניתן לבצע ואף רצוי גם בתוך מוקד מכירות.